Self Booking é uma expressão em inglês que significa auto reserva, e refere-se a uma ferramenta de gestão de viagens corporativas. Além de otimizar o planejamento, ela dá autonomia ao passageiro e elimina o tempo gasto com troca de mensagens entre funcionário, setor administrativo da empresa e a agência de viagens.

Dessa forma, é possível afirmar que o Self Booking aumenta a produtividade da empresa, concentrando as informações em um único lugar. Outro benefício é que as ofertas de passagens aéreas, hoteis, transfers, aluguel de carros e demais serviços apresentam menor custo.

Essa plataforma ajuda na etapa de reservas, emite as passagens, gera relatórios e reúne informações relevantes para tornar toda a comunicação e gestão da empresa mais fluida.

Também é possível, através dela, registrar as atividades realizadas na viagem, facilitando a prestação de contas aos gestores no retorno do trabalho do colaborador.

Para isso, é preciso que a política de viagens da empresa seja conhecida pelo colaborador, além de obedecer ao limite de valores estabelecido.

 

Young attractive businesswoman in hotel room holding baggage

 

 

Como funciona o Self Booking?

Para utilizar a ferramenta é preciso contratar uma agência especializada no serviço, como uma companhia de viagens. Ela é responsável por disponibilizar a tecnologia que permite a auto reserva de acordo com as demandas da empresa. Normalmente as opções mais comuns são:

  • Reserva de passagens aéreas;
  • Diárias de hotéis;
  • Transporte terrestre.

Todos esses itens obedecem à política interna de viagens, os prazos das reservas e os limites de valores. Assim, o Self Booking segue o planejamento padrão.

A plataforma também permite a produção de relatórios em tempo real, para que o gestor acompanhe cada etapa realizada, mesmo estando na sede do trabalho. Posteriormente, o funcionário pode solicitar um relatório completo para apresentar à empresa ou o próprio gestor pode solicitar na plataforma.

Isso evita que aconteçam desvios, queda de produtividade e gastos desnecessários. A plataforma também identifica a economia gerada pelo usuário, possibilitando à empresa reconhecer essa boa prática e dar algum incentivo ou benefício para o funcionário.

Benefícios de utilizar o Self Booking

Com base na política de viagens, é possível acompanhar cada escolha e movimentação e monitorar se as diretrizes estão sendo seguidas ou não. O histórico de deslocamentos corporativos também fica disponível para a consulta. Tudo isso a um clique.

A concentração de informações no Self Booking é muito positiva para criar e consultar dados. Por exemplo, é possível saber quais são os funcionários que mais viajaram durante o ano, quais os hotéis mais utilizados, quais serviços ou estabelecimentos não atenderam às expectativas, médias de diárias e de alimentação, destinos mais baratos e mais caros, dentre outros. Esses dados podem ser filtrados por cargo, época do ano e região.

Além disso, o Self Booking dispensa intermediários, a empresa ganha mais autonomia no gerenciamento das reservas. O planejamento pode ser alinhado com os próprios colaboradores e caso alguma mudança seja necessária, o processo é bem mais ágil do que o procedimento comum das viagens corporativas, como a espera pela resposta de terceiros. A empresa delimita a autonomia do funcionário, que pode fazer as modificações rapidamente.