Conhecido nas empresas como RDV, o Relatório de Despesas de Viagem tem a função de relatar e comprovar as despesas que foram originadas de viagens feitas pelos colaboradores da empresa. Os reembolsos são feitos após a equipe financeira receber todos os cupons fiscais, recibos e comprovantes.

Os relatórios, normalmente, contêm:

  • Comprovantes anexados: cupons fiscais, recibos ou memórias de cálculo em casos de quilometragem.
  • Descrição resumida dos gastos, incluindo origem e destino das viagens, cronograma e todos os possíveis gastos do colaborador
  • Contém também os dados da empresa que irá pagar pelas despesas, tais como dados do viajante e motivo da viagem.

Perante a lei, a empresa deve arcar com as despesas de: transporte e deslocamento, hospedagem, alimentação, entrada em eventos e outras solenidades, combustível, e quaisquer gastos relacionados ao trabalho. Se a empresa não reembolsar o funcionário poderá sofrer com recursos legais.

 

05.1 Relatórios

 

Benefícios do RDV para empresas e colaboradores

Otimização de tempo, facilidade para colaboradores e outros benefícios. Confira alguns motivos para utilizar o sistema de RDV na gestão da sua empresa.

 

Personalização

O sistema de RDV pode ser personalizado de empresa para empresa. Afinal, cada uma tem uma necessidade específica e objetivos. É possível, inclusive, relacionar os custos de um projeto com os profissionais envolvidos para saber o que pode ou não ser melhorado.

 

Otimiza o tempo

Pode parecer que não. Mas a equipe financeira das empresas perde muito tempo organizando cupons, recibos e notas fiscais dos colaboradores. Com um sistema organizado de RDV, a equipe ganha muito mais tempo, tem um trabalho mais organizado, evitando eventuais problemas e possíveis fraudes contra a empresa.

 

05.2 Relatórios

 

Praticidade

Quando a equipe possui um RDV ideal, prático e eficaz, a equipe financeira fica mais preparada para participar de reuniões de última hora, sessões de brainstorming ou, principalmente, para apresentar com prontidão os dados financeiros da empresa.

 

Comunicação eficaz

De nada adiante ter o melhor sistema de gestão se a equipe não contribui de forma ativa com informações completas, verdadeiras e seguras. É muito comum, por exemplo, o viajante indicar que fez uma reunião na semana passada em tal lugar. Por pressa, dificuldade, falta de treinamento ou de incentivo, este funcionário, então, deixa de oferecer os dados necessários para a equipe financeira.

Com um sistema de RDV efetivo, esse profissional poderia colocar todas as informações necessárias para a empresa, de forma ágil e fácil. Seria fácil mostrar para a corporação quais foram os motivos da reunião de última hora, com quem se encontrou, para qual projeto, qual foi a duração, os custos, e tudo o que for relevante e que possa impactar nos resultados da empresa. Imagine ainda multiplicar essa mesma ação pelo número de colaboradores existentes. Este grande mapa, certamente, será muito útil em qualquer tomada de decisão.